Sejarah Malcolm Baldrige

Malcolm Baldrige adalah seorang Menteri Perdagangan Amerika Serikat (AS) dari tahun 1981  sampai tahun 1987. Ia adalah pelopor manajemen mutu yang merupakan kunci kemakmuran dan kekuatan negara paman Sam tersebut. Dilatarbelakangi oleh kondisi Perang Dingin setelah Perang Dunia II berakhir, usaha Departemen Perdagangan Amerika Serikat untuk memajukan pengembangan bisnis dan pertumbuhan ekspor, tidak menarik perhatian Presiden maupun publik jika dibandingkan dengan perhatian mereka terhadap masalah diplomasi dan pertahanan negara.

Pada saat itu Malcolm Baldrige adalah Menteri Perdagangan yang dianggap paling terkenal, Malcolm Baldrige menjalankan kepemimpinan yang agresif melalui perdagangan bebas internasional. Bahkan Ronald Reagan berkomentar tentang dirinya : "The economic liberty and strong competition that are dispensable to economic progress were principles that "Mac” Baldrige stressed…. ".

Didorong oleh persaingan yang sangat ketat terhadap produk-produk dan bisnis Amerika Serikat, khususnya dari negara sakura, Jepang – Oleh karena hal inilah tercipta suatu ungkapan dalam bentuk pertanyaan yang diciptakan oleh publik Amerika pada acara TV di CBS dekade tahun 1980-an : If Japan Can, Why Can’t We?. Amerika Serikat menyadari bahwa produk-produk dan bisnis negaranya mulai "terancam” oleh produk dan bisnis Jepang. Ironisnya lagi adalah bahwa yang "membantu” perusahaan-perusahaan Jepang untuk pulih justru adalah para ahli Amerika Serikat sendiri. Tercatat nama Joseph M. Juran dan W. Edwards Deming, dimana keduanya memberi kontribusi yang sangat besar sebagai "Guru” bagi pemulihan perekonomian negara tersebut melalui pengendalian mutu. Keduanya memberikan pelatihan yang terstruktur di Jepang – Juran dalam Managing for Quality dan Deming dalam Statistical Quality Control.

Hal ini menjadi proses pembelajaran bagi pemerintahan Amerika agar berupaya menciptakan kriteria yaitu keunggulan yang meliputi keseluruhan aspek secara holistik.

"Saat ini, mengandalkan keunggulan dalam aspek fungsional tertentu saja tidaklah cukup. Yang lebih penting lagi adalah bagaimana semua elemen bisnis secara bersama-sama memberi nilai pasar, memberi nilai kepada pelanggan – yang merupakan sarana kunci untuk sukses. Sukses itu sendiri melibatkan tindakan yang berimbang. Melibatkan pemahaman tentang bagaimana sistemnya bekerja bersama-sama amatlah penting. Apa sistem yang digunakan sehingga sukses dalam bisnis?” demikian ungkapan John Lawrence – Mantan Vice President of Quality Xerox Business Services.

Implementasinya kemudian ditandai dengan diadakannya lomba keunggulan perusahaan bisnis baik sektor manufaktur maupun sektor jasa, untuk bisnis skala kecil, dan kemudian dikembangkan dan lebih dikenal dengan "Malcolm Baldrige National Quality Award” (MBNQA). Puluhan perusahaan/organisasi turut serta dalam MBNQA tersebut, namun lebih banyak jumlah perusahaan/organisasi yang hanya menerapkan kriteria tetapi tidak ikut serta dalam MBNQA, hal ini dilakukan lebih bertujuan untuk Self-Assessment yang digunakan sebagai alat untuk membenahi Sistem Manajemen Kinerja sehingga dapat survive, bersaing, unggul serta berkelanjutan.

 

Kriteria Malcolm Baldrige

Mari bergabung dengan puluhan ribu perusahaan/organisasi yang telah sukses menggunakan "Criteria for Performance Excellence” (Kriteria Baldrige) sebagai Kerangka Kerja Manajemen Kinerja. Kriteria ini ditujukan bagi perusahaan/organisasi yang berkeinginan untuk meningkatkan kinerja organisasinya, perusahaan/orgnisasi yang ingin tetap bertahan dan selangkah lebih maju dalam kompetisi, dan perusahaan/organisasi yang ingin meningkatkan efektivitas.

Ada lima alasan mengapa pendekatan dengan Kriteria Baldrige lebih baik dibandingkan dengan yang lain :

1.       Kriteria Baldrige menyediakan suatu kerangka untuk upaya peningkatan kinerja tanpa bersifat "mendikte.” 

Suatu perusahaan/organisasi didorong untuk mengembangkan pendekatan yang kreatif dan fleksibel selaras dengan kebutuhan organisasionalnya serta untuk menunjukkan hubungan sebab-akibat antara pendekatan ini dengan hasil-hasilnya.

2.   Kriteria Baldrige bersifat inklusif. 

Kriteria Baldrige menjabarkan suatu kerangka pengelolaan yang terintegrasi yang        melingkupi seluruh aspek organisasi, operasi, dan hasilnya; tidak seperti pendekatan lain yang tertuju hanya pada satu aspek, misalnya kepemimpinan saja, perencanaan strategis saja, atau manajemen proses saja.

3.       Kriteria Baldrige fokus pada persyaratan yang bersifat umum, bukan sekedar pada prosedur, "tools”, atau teknik. 

Upaya peningkatan lainnya seperti penggunaan standar ISO, Six Sigma, atau yang lainnya dapat diintegrasikan ke dalam sistem manajemen kinerja organisasi dan disertakan sebagai bagian dari respons persyaratan Kriteria Baldrige.

4.       Kriteria Baldrige "adaptable”. 

Maksudnya Kriteria ini dapat digunakan oleh organisasi bisnis baik besar maupun kecil, pendidikan, layanan kesehatan, organisasi pemerintah, nirlaba, baik perusahaan lokal maupun perusahaan yang sudah tersebar dikota-kota seluruh dunia

5.       Kriteria Baldrige unggul dalam praktek manajemen tervalidasi. 

Kriteria Baldrige diperbaiki secara reguler untuk meningkatkan cakupan dari kinerja yang didorong strategi, menanggapi kebutuhan seluruh stakeholder, dan mengakomodasi kebutuhan dan praktek organisasional yang penting.

Organisasi manapun dapat menggunakan Kriteria Baldrige dalam rangka menilai kinerja sekaligus memperbaikinya. Tanpa memandang besar-kecil dan sifat organisasinya, Kriteria Baldrige dapat membantu menyelaraskan sumber daya; meningkatkan komunikasi, produktivitas, dan efektivitas; serta mencapai tujuan strategis.

 

Kriteria Baldrige dapat digunakan dalam 3 M yaitu :

- Mendidik suatu organisasi  tentang prinsip-prinsip keunggulan kinerja. Dengan menciptakan bahasa yang sama untuk penilaian (assessment) dan peningkatan kinerja maka Kriteria Baldrige telah membantu peningkatan komunikasi  dalam organisasi tersebut.

- Melaksanakan Self-Assessment, yang dapat membantu mengidentifikasikan kekuatan (strength)  dan peluang-peluang untuk maju (opportunities for improvement)  dalam suatu perusahaan/organisasi serta mengembangkan rencana tindakan (action plan) untuk peningkatannya.

- Mengikuti program "Award” baik di tingkat Nasional ("Malcolm Baldrige National Quality Award (MBNQA)” di Amerika Serikat) maupun di tingkat regional. Setiap peserta program semacam ini akan menerima laporan umpan balik (feedback report) berdasarkan assessment yang dilakukan oleh panel para ahli yang terlatih dan diakui.

 

Mengapa memilih Malcolm Badrige

Bagi perusahaan/organisasi yang akan mengimplementasikan Kriteria Baldrige secara "benar”, tentunya perlu mengacu kepada petunjuk yang baku. Karena Criteria for Permormance Excellence Malcolm Baldrige dibuat oleh NIST (National Institute of Standards and Technology) maka suatu yang wajar apabila kita mengacu kepada petunjuk yang mereka terbitkan berupa "Getting Started with the Baldrige National Quality Program – Criteria for Performance Excellence – A Guide to Self-Assesment and Action”

2001 – Getting Started (Ten Steps for Self-Assessment and Action) :

Step #1 – Identify the boundaries of the organization to be assessed

Step #2 – Select seven champions, one for each Criteria for Performance Excellence Category

Step #3 – Decide on the format for and scope of your self-assessment and action plan.

Step #4 – Senior leaders and Champions prepare the Organizational Profile.

Step #5 – Practice self-assessment techniques with your seven Category champions, using Item 1.1 in the Criteria for Performance Excellence as a guide

Step #6 – Champions select Category teams. Champions and teams prepare a response for their assigned Items.

Step #7 – Share responses among teams and finalize the findings. Identify key strengths and gaps in Category responses.

Step #8 – Prioritize your organization’s key strengths and opportunities for improvement.

Step #9 – Develop and implement an action plan for improvement.

Step #10 – Evaluate and improve your self-assessment and action process.

 

2005 – Getting Started :

Step #1 – Are We Making Progress? and Are We Making Progress As Leaders?, two questionnaires that will introduce the seven Criteria Categories to your organization and help you quickly identify your strengths and opportunities for improvement

Step #2 – Complete easy Insight (formerly e-Baldrige), an on-line assessment tool that will help you identify gaps in your understanding of your organization and will allow you to compare your organization to others.

Step #3 – Write the Organizational Profile, the first step in undertaking a full self-assessment using the Baldrige Criteria.

Step #4 – Conduct a Full Self-Assessment using the seven Categories of the Baldrige Criteria.

Identify whether the whole organization or a specific part of it will be assessed.

Select champions for each of the Baldrige Categories to participate in preparing responses to the Item questions in the Categories.

Champions select Category teams, which collect information and data for responding to the Criteria questions in their respective Categories.

Category teams share their answers to their Criteria questions with other Category teams.

Each Category team creates and communicates an action plan for improvement based on their answers and organizational priorities.

In the final step in the process, senior leaders, champions, and teams evaluate what has been done and think about ways to improve the self-assessment process in the future.

Step #5 – Proceed to Next Steps using resources to assist you from the Baldrige National Quality Program (BNQP) and state and local programs.